Maak leiding geven gemakkelijk: evalueer elk kwartaal

Leiderschap, Organisatie Comments (1)

 Tsja, het eerste kwartaal van dit jaar is bijna voorbij. Tijd om het hoofd weer even boven water uit te steken en te evalueren hoe dit eerste kwartaal is verlopen in je bedrijf. 

Als dit géén standaard activiteit is in je business, dan zul je aan de bak moeten om iets te regelen om samen met je team te gaan evalueren: terugblikken en vooruitkijken. 

Hoe je dit proces kunt vereenvoudigen en tegelijkertijd het leiding geven aan je bedrijf te vergemakkelijken, lees je in dit blog.

___________________________________________

Maak leiding geven gemakkelijk: evalueer elk kwartaal

Door: Rani Goederee – Business Accelerator®

___________________________________________

De maand maart loopt op z’n einde en – laat het maar even tot je doordringen – een kwart van dit jaar is dus al voorbij. Je bent drie maanden druk bezig geweest, je teamleden ook en de waan van de dag heeft naar alle waarschijnlijkheid de doelgerichtheid van het begin van het nieuwe jaar naar de achtergrond verdrongen.

Het is de hoogste tijd om even afstand te nemen van die waan van de dag om te kijken waar je nu staat met je bedrijf, waar je vanaf dit punt naar toe wilt en hoe je dat wilt bewerkstelligen.

Dit klinkt waarschijnlijk heel logisch voor je, maar toch blijken veel MKB ondernemers dit niet of nauwelijks te doen. In grote bedrijven bestaat er vaak een vaste structuur voor waarmee wordt teruggekeken en vooruitgeblikt. Per kwartaal, maandelijks, wekelijks.

Uiteraard wil je niet je kostbare tijd verspillen aan eindeloos vergaderen, maar het is wél waardevol om een deel van je kostbare tijd te besteden aan het overzichtelijk maken over al je activiteiten en de resultaten ervan en dat te bespreken met je team.

leiding geven

Systeem

Wat je vaak ziet gebeuren, is dat er wel wordt geëvalueerd, maar incidenteel, een beetje naar gelang het humeur van de bedrijfseigenaar. Als er tijd voor is.

Het eerste probleem hiervan is dat het initiatief voor evaluatie zo blijft in handen van jou als ondernemer/bedrijfseigenaar. Het is jouw verantwoordelijkheid dat het gebeurt en dat jij het niet vergeet te regelen.

Het tweede probleem ligt in het verlengde van het eerste probleem: jouw medewerkers zijn niet of nauwelijks betrokken bij de voortgang van activiteiten en resultaten binnen jouw bedrijf. Zij zouden veel meer initiatief kunnen nemen, ze zouden zelf hun voortgang kunnen monitoren en dan ook bijsturen waar nodig. Zo kan er veel meer snelheid komen in de activiteiten van het team en ben jij niet steeds nodig om de boel aan de gang te houden.

Leiding geven wordt een stuk gemakkelijker wanneer je systemen inzet in je bedrijf. Met systemen kunnen allerlei processen worden geoptimaliseerd, geautomatiseerd, versneld en vergemakkelijkt.

Door een systeem in te richten voor het managen van de voortgang van alle activiteiten in je bedrijf, inclusief regelmatig terugkerende evaluatiemomenten, hoef jij persoonlijk veel minder tijd te besteden aan leiding geven. Je team gaat zelf leiding geven aan hun inzet en activiteiten binnen dit proces.

Een dergelijk systeem inrichten is niet moeilijk, maar het vraagt wel dat je de initiële stappen met aandacht zet en het vervolgens overdraagt aan je team.

Een paar belangrijke zaken om een dergelijk systeem van de grond te krijgen:

Commitment

Maak een tijdschema en plan de evaluatiemeetings voor het hele jaar in. Of maak iemand binnen je team die goed is in plannen en managen verantwoordelijk voor het inplannen van de meetings.

Binnen Business Accelerator staat de eerstvolgende kwartaalmeeting in de agenda van alle teamleden en wordt er door iedereen op zijn of haar manier naar toegeleefd.

Ik ben persoonlijk erg van het terugblikken en vooruitkijken en doe dat wekelijks en maandelijks voor mij privé, en ik kijk er steeds ontzettend naar uit om ook met het hele team een evaluatie te doen van het kwartaal dat achter ons ligt. Zodat we weten hoe we ervoor staan en waar we naar toe bewegen.

Vaste vorm

Volg in elke evaluatiemeeting steeds dezelfde aanpak. Presenteer dezelfde resultaten (omzet, winst, nieuwe ontwikkelingen), beantwoord dezelfde vragen met elkaar (wat ging er niet/wel goed?, verzamel dezelfde input (wat hebben we geleerd?, tevredenheid van het team, etc.).

Door steeds dezelfde input te verzamelen, kun je na verloop van tijd ook goed zien wat de ontwikkelingen zijn in de tijd. Wanneer je elk kwartaal de vraag stelt “Wat ging er niet goed?” en er komt meerdere keren hetzelfde antwoord, dan is dat een indicatie dat er op dát punt iets moet veranderen.

Wanneer je de omzet per kwartaal vastlegt en met elkaar vergelijkt, komt er een beeld tevoorschijn waarop je je kunt baseren bij het nemen van beslissingen over verkoop.

Minimaliseer discussies door inhoudelijk kort en to-the-point te zijn.

Voorbereiding

Het hele team kan zich goed voorbereiden door duidelijke vragen (door jou of de eigenaar van de meeting aangedragen) voor zichzelf te beantwoorden. Deze antwoorden vormen de basis voor de meeting.

Naast de inhoudelijke voorbereiding, bereik je het beste resultaat wanneer je ook over de vorm van de meeting heel duidelijk bent. Wat zijn je verwachtingen ten aanzien van de deelname van je teamleden? Wie doet er wat?

Focus

Volg de agenda van je meeting!

Het werkt goed om te starten met een korte inleiding over het grotere plaatje van wat er is gebeurd in het afgelopen kwartaal binnen het bedrijf, om vervolgens puntsgewijs door alle onderwerpen heen te gaan.

Geef iedereen de gelegenheid om input te geven. Houd wel de focus scherp door bijvoorbeeld een maximaal aantal minuten per persoon te geven en dat ook bij te houden. Een irritant belletje aan het eind van een 5-minutenperiode werkt zeer bevorderend voor de efficiency.

Verantwoording

Je kunt je team pas vragen om verantwoording af te leggen voor hun acties en resultaten wanneer je heel duidelijke gegevens hebt waarop je je baseert.

Een planning waarin staat wie wat doet en waar het toe moet leiden, is een prachtig uitgangspunt voor een evaluatiemeeting. Vergeet ook niet om jouw acties en resultaten in een dergelijke planning op te nemen en rapporteer ook over jouw voortgang.

Tot Slot

leiding geven
Ik weet dat er veel ondernemers zijn die niet zoveel op hebben met het managen van hun team. Een veelgehoorde kreet is “Ik ben een ondernemer, geen manager!”. Ondernemers willen vaak innoveren, initiëren en bouwen aan iets moois en waardevols en toch liever niet of zo min mogelijk managen, leiding geven en vergaderen.

Een systeem om de voortgang van alles wat binnen je bedrijf gebeurt te bewaken en op gezette tijden te evalueren neemt je veel gedoe uit handen en draagt bij aan het solide bouwen van jouw bedrijf. Je doet jezelf en je teamleden echt een plezier door dit voor jouw bedrijf in te richten!

Meetup

Op donderdag, 30 maart aanstaande organiseren wij de Business Accelerator Meetup. Tijdens deze twee uur durende, informele sessie stellen wij ons aan je voor, demonstreren we hoe wij werken met een hands-on case,  luisteren we naar wat jou bezighoudt en is er ruimschoots gelegenheid om vragen te stellen. 

Dus,

  • als jij meer nieuwe klanten wilt aantrekken met uitstekende, resultaatgerichte marketing en sales,
  • of als jij je bestaande klanten wilt behouden en steeds weer opnieuw zaken met hen wilt doen,
  • of als je van jouw team een zelfstandig werkende groeimachine wilt maken met een hoge teamproductiviteit,
  • of als je meer los wilt komen van je bedrijf, zodat je minder kunt werken of eens op vakantie kunt gaan,
  • of als je nu écht wilt opschalen,
  • of als je wilt toewerken naar succesvolle verkoop van je bedrijf,

kom dan naar de Meetup in Ouderkerk aan de Amstel!

Deelname aan de Meetup is kosteloos.

Meld je nu aan via deze link!

Ontmoeten we elkaar dan?

Op jouw acceleratie,

Rani Goederee – Business Accelerator®  

“Create a new version of your dream”

PS. Deel dit artikel met je Facebook vrienden en -volgers, LinkedIn contacten, Twittervolgers en Google+ via de share knoppen, zodat jouw netwerk ook voordeel heeft van deze blogpost.

Facebooktwittergoogle_pluslinkedinrssyoutube

Pin It

» Leiderschap, Organisatie » Maak leiding geven gemakkelijk: evalueer...
On March 27, 2017
By

One Response to Maak leiding geven gemakkelijk: evalueer elk kwartaal

  1. Gonny de Wit says:

    Goed artikel – ik behoor tot meerdere teams van verschillende ondernemers.
    Het evalueren vind ik een prachtige tool.

    Sommige van mijn””bazen”” kunnen met de inhoud van het artikel nog niet aan de slag (wel de wil en de wens ). Ik zie dat dit een leerproces is wat soms jaren duurt (mindset ding), totdat ze echt gaan structureren en systematiseren en helder en duidelijk communiceren en de verantwoordelijk durven te leggen bij het team. Het is vaak nog teveel “”hun kindje”” en echt loslaten is dan heel moeilijk.

    Groetjes,
    Gonny

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

« »