Teamproductiviteit verbeteren – wat kun jij doen?

Een hoge teamproductiviteit is belangrijk en de moeite waard om aan te werken. Mensen denken bij teamproductiviteit vaak meteen aan het samenbrengen van verschillende medewerkers in één team en de teambuildingactiviteiten die ervoor nodig zijn om dat te realiseren.

Maar teamproductiviteit gaat niet alleen over goed samenwerken, het gaat over wat er aan euro’s onder aan de streep staat. Een lage productiviteit is serieus slecht nieuws en kun je maar beter voorkomen. Het goede nieuws is dat er een flink aantal manieren bestaat waarop jij de productiviteit van je team kunt beïnvloeden.

Hoe jij dat doet, lees je in dit blog.

Verbeter de productiviteit van je team… door betere communicatie

Jouw bedrijf bestaat niet alleen uit jouzelf. Je hebt een team van medewerkers met ieder zijn of haar expertise en gezamenlijk werk je aan het succes van je bedrijf.

De mate van teamproductiviteit is zeer belangrijk voor je business. Wanneer je team productief is, wordt er letterlijk veel en goed geproduceerd. Je marketingmedewerker trekt nieuwe klanten aan door middel van goeie campagnes, je verkoper behaalt goede resultaten met zijn of haar verkoopactiviteiten, je boekhouder houdt de boeken keurig bij, is altijd op de hoogte van de financiële situatie van je bedrijf en geeft je waardevolle input wanneer jij beslissingen moet nemen, en je klantenservice-medewerker zorgt goed voor je klanten waardoor het tevreden klanten zijn.

Of je medewerkers productief zijn is terug te zien in je bottom-line, een productief team levert omzet en winst op. Een onproductief team daarentegen kost geld, tijd, aandacht en veroorzaakt veel ergernis.

Dan dient de vraag zich aan: wat maakt een team productief?

Het korte antwoord: betrokkenheid.

Dus wanneer je de productiviteit van je team wilt vergroten, moet je de betrokkenheid van je team verbeteren.

Dat kun je op veel manieren doen: bij het aannemen van mensen een punt maken van hun persoonlijke betrokkenheid, een goede salariëring, goede secundaire arbeidsvoorwaarden, uitdagend werk en mogelijkheden tot ontwikkeling. Dit zijn belangrijke thema’s, die je goed voor elkaar wilt hebben voor je team.

Vandaag gaan we echter eens kijken naar een aspect dat ‘heel dicht bij huis’ is voor jou als ondernemer, namelijk jouw manier van communiceren met je team. De betrokkenheid van je team en daarmee de teamproductiviteit, staat of valt voor een groot deel door jouw manier van communiceren.

Veel gemaakte fouten

Laten we eerst eens kijken naar de dingen die je wellicht doet die je maar beter niet meer kunt doen. Veel gemaakte fouten van ondernemers in het communiceren met hun team zijn:

• Alleen negatieve feedback geven. Wanneer je alleen maar van je laat horen wanneer er iets fout gaat of wanneer je niet tevreden bent, en alle dingen die goed gaan maar als vanzelfsprekend neemt, vervreemd je je medewerkers van jezelf. Mensen willen graag bevestiging ontvangen voor de dingen die ze goed doen. Wanneer je je medewerkers erkenning geeft voor de dingen die ze goed doen, zullen ze meer van dit gedrag laten zien, en dat is positief. Uiteraard hoort het geven van negatieve feedback erbij. Het zou alleen nooit het enige moeten zijn wat je communiceert.

• De sandwichmethode. Negatieve feedback tussen twee positieve boodschappen ingeklemd, de welbekende sandwichmethode. Meervoudige feedback, negatief en positief, door elkaar geven maakt diffuus waar het nou eigenlijk over gaat. Als je wilt dat je medewerkers begrijpen wat je bedoelt, geef dan elke feedback de aandacht en tijd die het nodig heeft en kluts niet alles door elkaar.

• Opsparen en dumpen. Twaalf maanden feedback opsparen en dan in één bijeenkomst al die feedback op je medewerkers ‘dumpen’. Je ontneemt je teamleden zo de kans om hun fouten snel te herstellen en je geeft hen het gevoel dat ze alles fout doen. Het traditionele jaarlijkse functioneringsgesprek is mede hierom echt geen goed idee, tenzij het onderdeel is van een proces waarin regelmatig door het jaar heen de vinger aan de pols wordt gehouden.

• Niet oprecht zijn. Wanneer je met je teamleden communiceert en zeker wanneer je positieve feedback geeft, is het belangrijk dat je dat oprecht doet. Mensen prikken zo door een gemaakt verhaal of een nepglimlach heen en zullen hun vertrouwen in je verliezen. En da’s niet best voor hun betrokkenheid.

• Om de hete brij heendraaien. Wanneer je niet direct, to-the-point bent in je communicatie, voelen mensen zich niet serieus genomen. Zeg gewoon wat je te zeggen hebt, kort, bondig en feitelijk.

• Schreeuwen of andere emotionele uitbarstingen. Het feit dat jij ‘de baas’ bent binnen je bedrijf geeft je niet het recht om mensen anders dan correct te behandelen. Mensen voelen zich niet betrokken bij je wanneer jij onverwacht agressief uit de hoek dreigt te komen.

• Veel praten, niet luisteren. Waarom zouden je medewerkers betrokken zijn bij jou en je bedrijf, als jij geen betrokkenheid toont naar je medewerkers? Samenwerken in je bedrijf is tweerichtingsverkeer, dus wees niet alleen de zender in de communicatie, maar stel je open om input van je medewerkers te ontvangen.

• Ongepaste kanalen. Communiceren door middel van ongepaste kanalen: in het openbaar, bij de koffiemachine, in de wandelgangen. Individuele feedback hoort thuis in een individuele setting.

• Onvoorbereid zijn. Ook in hoe je communiceert met je medewerkers ben je een rolmodel. Onvoorbereid zijn geeft het signaal dat je je mensen niet serieus neemt én geeft een onprofessionele indruk.

Wat je maar beter wél kunt doen

Wellicht kwamen elementen uit de voorgaande opsomming je bekend voor… en kun je met het upgraden van jouw communcatievaardigheden serieus bijdragen aan het vergroten van de teamproductiviteit binnen jouw bedrijf.

Breng de onderstaande tips in de praktijk!

• Wees direct en oprecht wanneer je communiceert en feedback geeft.

• Geef feedback, zowel positief als negatief, op het moment dat het aan de hand is. De impact van je feedback is dan het grootst en je medewerkers kunnen daadwerkelijk iets doen met je feedback.

• Bereid je voor (en oefen) op wat je gaat zeggen – wees specifiek en gebruik voorbeelden.

• Luister! Des te beter jij je medewerkers kent, des te beter kun je jouw communicatie laten aansluiten bij hun gedachten, meningen, kortom hun wereld.

• Gedraag je als rolmodel – kalm, duidelijk en direct – en laat je niet beïnvloeden door de emoties van je gesprekspartner en neem het niet persoonlijk.

• Communiceer bij voorkeur face-to-face – er gaat veel van je boodschap verloren in een e-mail of chatbericht. Complimenten kun je zeker in het openbaar geven, kritiek geef je liever in een 1-op-1 situatie.

• Zorg dat je de juiste informatie hebt en beperk je tot de feiten.

• Vier successen samen met je medewerkers: elk feestje voor een geslaagd project is de springplank naar het volgende succesvolle project.
  

Hogere teamproductiviteit

Het moge duidelijk zijn dat met een aantal eenvoudige aanpassingen je communicatie flink kan verbeteren, waarmee de betrokkenheid van je team vergroot, waarmee de teamproductiviteit toeneemt en waardoor je omzet en winst groeien.

Oftewel: jouw communicatievaardigheid werkt direct in op het bedrijfsresultaat!

Als dat geen goede motivatie is om je te bekwamen in directe en effectieve communicatie…

Tot slot

Elk groeiend bedrijf komt in die fase terecht: de medewerkers worden steeds belangrijker en er hangt veel af van hoe efficiënt zij hun werk doen, hoe zij samenwerken, hoe ze communiceren en de mate van teamproductiviteit. Wanneer je hier als ondernemer niet op bent voorbereid, wordt het structureren en aansturen van je medewerkers een hele klus.

Je kunt deze fase maar beter zien aankomen en de nodige systemen en structuren inzetten die je organisatie en team stroomlijnen.

Om erachter te komen hoe ondernemers omgaan met team, organisatie en leiderschap, deden we een onderzoek onder honderden MKB’ers. De uitkomsten en aanbevelingen zijn te lezen in het management rapport “Leiderschap in het MKB - Optimale organisatie en teamresultaten”.

Wil jij aan de slag met het verbeteren van de productiviteit van jouw team én met het stroomlijnen van jouw organisatie, download dan het kosteloze rapport! Je vindt het rapport hier.